Datenschutzerklärung

Stand: 1. Oktober 2026

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie die MERRO-Plattform oder den MERRO-Chatbot nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Was ist MERRO?

MERRO ist eine B2B-SaaS-Plattform, die KI-gestützte Chatbots bereitstellt. Unsere Kunden (Mandanten) betten ein Chat-Widget auf ihren eigenen Websites ein, über das deren Websitebesucher mit dem Chatbot kommunizieren können. Die MERRO-Plattform dient der Konfiguration und Verwaltung dieser Chatbots.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden erhoben, wenn Sie uns diese aktiv mitteilen (z. B. Chat-Nachrichten, Kontaktformulare, Bewerbungen, Registrierung) oder wenn sie automatisch bei Nutzung der Plattform erfasst werden (z. B. technische Daten wie Browser-Typ, Seitenaufrufe, gehashte IP-Adresse).

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einzelheiten finden Sie in Abschnitt 5 dieser Datenschutzerklärung.

2. Verantwortliche Stelle

AWEOS GmbH
Schorbergerstraße 66, Einfahrt 2
42699 Solingen, Deutschland

Telefon: +49 212 250 852 50

E-Mail: info@aweos.de

Geschäftsführer: Christos Papadopoulos
Handelsregister: Amtsgericht Wuppertal, HRB 28526
USt-IdNr.: DE315532058

Datenschutzbeauftragte

E-Mail: datenschutz@aweos.de

Rolle als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Für die MERRO-Plattform und deren Infrastruktur ist AWEOS GmbH Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Gegenüber den Mandanten (B2B-Kunden) handelt AWEOS GmbH als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Websitebesucher der Mandanten. Die Mandanten sind insoweit Verantwortliche für die Datenverarbeitung ihrer Endnutzer.

3. Hosting und Infrastruktur

Serverstandort

Die MERRO-Plattform und alle damit verbundenen Datenbanken werden auf Servern in Deutschland betrieben. Die Server-Infrastruktur wird von der Blaschke IT Solutions GmbH in deutschen Rechenzentren bereitgestellt. Personenbezogene Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Übermittlungen an Empfänger außerhalb der EU sind in Abschnitt 8 beschrieben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherer Bereitstellung).

SSL-/TLS-Verschlüsselung

Sämtliche Datenübertragungen zwischen Ihrem Browser und unseren Servern erfolgen über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung (TLS). Zusätzlich werden sicherheitsrelevante HTTP-Header gesetzt (HSTS, CSP, X-Frame-Options, X-Content-Type-Options).

Verschlüsselung gespeicherter Daten

Die Inhalte von Chat-Nachrichten, der Nachrichtentext von Kontakt-, Rückruf- und Bewerbungsanfragen sowie API-Schlüssel, Zugangsdaten für Anbindungen und 2FA-Geheimnisse werden zusätzlich mit AES-256-GCM verschlüsselt in der Datenbank gespeichert (Verschlüsselung at Rest). Der Schlüssel wird auf dem Server der Plattform verwaltet. Die Verschlüsselung schützt die gespeicherten Daten, etwa bei einem Zugriff auf die Datenbank oder auf Datensicherungen ohne diesen Schlüssel.

Nicht zusätzlich verschlüsselt gespeichert werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer aus Formularen, vom Mandanten festgelegte Zusatzfelder, hochgeladene Dateien sowie Sitzungsdaten wie Seiten-URL und Browser-Typ. Diese Daten sind durch die Zugriffsbeschränkungen der Plattform geschützt.

4. Datenerfassung im Einzelnen

4a. Server-Log-Dateien

Bei jedem Zugriff werden automatisch folgende Daten erfasst: Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, angefragte Seite, Uhrzeit und IP-Adresse. Diese Daten werden für maximal 30 Tage gespeichert und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung und Sicherheit).

4b. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Drittanbieter- oder Tracking-Cookies werden nicht verwendet.

CookieZweckDauer
__Secure-next-auth.session-tokenAnmeldung und Sitzungsverwaltung im DashboardBis zu 8 Stunden (AWEOS-Administratoren 4 Stunden)
__Host-next-auth.csrf-tokenCSRF-SchutzBrowsersitzung
__Secure-next-auth.callback-urlRücksprung nach der AnmeldungBrowsersitzung
2fa_verifiedBestätigung der Zwei-Faktor-Anmeldung5 Minuten
impersonate_tokenAnmeldung des AWEOS-Supports im Kundenkonto (nur bei aktiver Support-Freigabe, siehe Abschnitt 12)5 Minuten
merro_shopify_pendingAbschluss der Verbindung mit einem Shopify-Shop30 Minuten
cookie-consent, cookie-consent-dateSpeicherung Ihrer Cookie-Einstellungen auf merro.de (notwendig, funktional) und des Zeitpunkts der AuswahlBis zur Löschung im Browser (localStorage)

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich, keine Einwilligung erforderlich).

Das Chatbot-Widget, das auf Websites unserer Mandanten eingebettet wird, setzt keine Cookies. Es speichert jedoch Daten im lokalen Speicher des Browsers (localStorage) des Besuchers, und zwar unter Schlüsseln, die mit „merro_widget_“ beginnen: die Sitzungs-ID, den Gesprächsverlauf (die Nachrichten des Besuchers und die Antworten des Chatbots, im Browser unverschlüsselt), angezeigte Produkt- und Fragevorschläge, die gewählte Sprache sowie Anzeigeeinstellungen (etwa Ton an oder aus, bereits gezeigte Hinweise). Einzelne Anzeigehinweise werden nur für die Dauer der Browsersitzung im sessionStorage gespeichert.

Zweck ist, dass ein Gespräch beim Wechsel auf eine andere Seite und beim erneuten Aufruf der Website erhalten bleibt. Eine feste Ablaufzeit gibt es nicht. Gesprächsverlauf, Sitzungs-ID und Produktvorschläge werden aus dem Browser gelöscht, wenn der Besucher das Gespräch im Widget löscht oder wenn das Widget beim nächsten Aufruf feststellt, dass die Sitzung auf dem Server nicht mehr besteht (etwa nach Ablauf der Speicherfrist, siehe Abschnitt 9). Im Übrigen bleiben die Einträge gespeichert, bis der Besucher sie in seinem Browser löscht.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die Speicherung ist unbedingt erforderlich, um den vom Besucher ausdrücklich gewünschten Chat-Dienst bereitzustellen; die anschließende Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

4c. Chatbot-Widget (für Websitebesucher)

Wenn Sie auf einer Website unserer Mandanten den Chatbot nutzen, werden folgende Daten erhoben:

  • Chat-Nachrichten: Ihre Nachrichten und die Antworten des Chatbots. Der Inhalt wird auf dem Server verschlüsselt (AES-256-GCM) gespeichert; im Browser liegt der Gesprächsverlauf zusätzlich im localStorage (siehe Abschnitt 4b).
  • Sitzungsdaten: Eine zufällig generierte Sitzungs-ID, aufgerufene Seiten-URL, Browser-Typ (User-Agent) und Zeitstempel.
  • IP-Adresse: Wird ausschließlich als kryptografischer Hash mit geheimem Schlüssel (HMAC-SHA256) gespeichert und dient der Missbrauchserkennung (Rate Limiting). Die IP-Adresse selbst wird in der Datenbank nicht gespeichert.
  • Nutzungsereignisse: Widget-Öffnungen, Gesprächsstart und -ende, Anzahl und Länge der Nachrichten, jeweils der Sitzung zugeordnet (keine Nachrichteninhalte).
  • Bestellabfrage (sofern vom Mandanten aktiviert): Bestellnummer und E-Mail-Adresse, die Sie im Chat angeben, werden an das Shopsystem des Mandanten übermittelt; gegebenenfalls wird Ihnen dazu ein Bestätigungscode per E-Mail gesendet. Die abgerufenen Bestelldaten (Status, Positionen, Sendungsverfolgung) werden für die Antwort des Chatbots verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber dem Mandanten) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung des Dienstes und der Missbrauchsprävention).

4d. Kontakt- und Rückrufformulare

Über den Chatbot können Kontakt- und Rückrufformulare ausgefüllt werden. Dabei werden erfasst: Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, vom Mandanten festgelegte Zusatzfelder und Ihre Nachricht. Der Nachrichtentext wird verschlüsselt gespeichert, die übrigen Angaben nicht. Der Mandant wird per E-Mail über die Anfrage benachrichtigt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen / Vertragsanbahnung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen).

4e. Bewerbungsformulare

Sofern vom Mandanten aktiviert, können über den Chatbot Bewerbungen eingereicht werden. Dabei werden erfasst: Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, gewünschte Position, Anschreiben und hochgeladene Dateien (z. B. Lebenslauf).

Der Nachrichtentext wird verschlüsselt gespeichert; Name, Kontaktdaten, Position und hochgeladene Dateien nicht. Hochgeladene Dateien werden auf den Servern der MERRO-Plattform gespeichert, dem Mandanten mit der Benachrichtigungs-E-Mail übermittelt und nicht an den KI-Dienst übermittelt. Bewerbungen und Dateien werden 180 Tage nach Eingang automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses).

4f. Registrierung und Benutzerkonto (Mandanten)

Bei der Registrierung als Mandant werden erhoben: E-Mail-Adresse, Name, Passwort (als bcrypt-Hash gespeichert, niemals im Klartext) und Unternehmensdaten. Optional kann Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA/TOTP) aktiviert werden; das 2FA-Geheimnis wird verschlüsselt gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

4g. Zahlungsdaten und Abrechnung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Mollie B.V. (Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Niederlande). Bei MERRO werden lediglich Referenz-IDs (Kunden-ID, Abonnement-ID, Mandats-ID), Zahlungsbeträge, -status und Rechnungsdaten gespeichert. Kreditkarten- oder Bankdaten werden ausschließlich von Mollie verarbeitet und nicht bei uns gespeichert.

Rechnungen werden mit dem Rechnungsprogramm easybill (easybill GmbH, Deutschland) erstellt. Dazu werden Firmenname, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse und Rechnungspositionen an easybill übermittelt.

Rechnungen und Zahlungsnachweise werden gemäß den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO) für 10 Jahre aufbewahrt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

Datenschutzerklärung von Mollie: https://www.mollie.com/de/privacy

4h. E-Mail-Benachrichtigungen

Wir versenden transaktionale E-Mails (Registrierung, Passwort-Zurücksetzen, Zahlungsbestätigungen, Kontakt- und Bewerbungsbenachrichtigungen, Anfragen zur Support-Freigabe, Bestätigungscodes für Bestellabfragen, Wochenberichte). Der E-Mail-Versand erfolgt über den zentral konfigurierten SMTP-Server der Plattform. Es werden keine Marketing-E-Mails ohne gesonderte Einwilligung versendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte gemäß DSGVO. Zur Ausübung wenden Sie sich bitte an info@aweos.de. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

  • Auskunftsrecht (Art. 15): Sie können Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten verlangen. Mandanten können den Datenexport auch selbstständig über das Dashboard (Datenschutz-Bereich) durchführen.
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16): Sie können die Korrektur unrichtiger Daten verlangen.
  • Recht auf Löschung (Art. 17): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen. Mandanten können die Löschung einzelner Betroffenendaten oder ihres gesamten Kontos über das Dashboard durchführen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. 10 Jahre für Rechnungsdaten) bleiben unberührt.
  • Recht auf Einschränkung (Art. 18): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, z. B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20): Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format (JSON) erhalten. Der Export ist über das Dashboard möglich.
  • Widerspruchsrecht (Art. 21): Sie können der Verarbeitung widersprechen, sofern diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht.
  • Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3): Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

6. KI-Dienste und Drittanbieter

KI-Sprachmodelle

Für die KI-gestützte Chatbot-Funktionalität werden Chat-Nachrichten zur Generierung von Antworten an folgenden Anbieter übermittelt:

  • Microsoft Azure OpenAI (Rechenzentrum in der EU, derzeit Region Sweden Central, Schweden). Grundlage ist das Microsoft Data Processing Addendum. Übermittelt werden der Gesprächsverlauf der jeweiligen Sitzung, die vom Mandanten hinterlegten Anweisungen und Wissensinhalte sowie bei aktivierter Shop-Anbindung die abgerufenen Produkt- und Bestelldaten. IP-Adresse, Sitzungs-ID und Browserdaten werden nicht übermittelt. Namen, E-Mail-Adressen oder andere Angaben werden übermittelt, soweit Besucher sie selbst in den Chat schreiben.

Die Nachrichten werden zur Generierung der jeweiligen Antwort übermittelt und in Rechenzentren in der EU verarbeitet.

KI-Hinweis (KI-Verordnung / AI Act)

Das Widget zeigt standardmäßig einen KI-Hinweis an, der Websitebesucher darüber informiert, dass sie mit einem KI-System kommunizieren (Transparenzpflicht gemäß EU-KI-Verordnung). Mandanten können den Text anpassen.

Zahlungsdienstleister – Mollie

Siehe Abschnitt 4g. Mollie B.V. ist als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden. Mollie ist in den Niederlanden (EU) ansässig.

Shop-Integrationen

MERRO bietet optionale Integrationen mit Shopify (Shopify Inc., Kanada/USA) und WooCommerce (bei dem jeweiligen Hoster des Mandanten). Dabei werden Produktdaten (Name, Beschreibung, Preis, Bilder, Bestand) abgerufen. Ist die Bestellabfrage aktiviert, werden zusätzlich Bestellnummer und E-Mail-Adresse des anfragenden Besuchers an das Shopsystem übermittelt und Bestelldaten abgerufen (siehe Abschnitt 4c). Die Nutzung ist optional und wird vom Mandanten aktiviert.

Google Fonts (lokales Hosting)

Diese Seite nutzt Google Fonts, die lokal auf unseren Servern gehostet werden. Es findet keine Verbindung zu Servern von Google statt.

Verwendung von Chat-Inhalten zum Modelltraining

Die übermittelten Chat-Nachrichten werden von AWEOS GmbH nicht zum Training eigener KI-Modelle verwendet.

Ebenso erfolgt keine Nutzung der Daten zur Verbesserung der KI-Dienste durch AWEOS GmbH.

Für die Verarbeitung durch Microsoft gelten die Bedingungen des Azure OpenAI Service. Danach werden Eingaben und Antworten nicht zum Training von Modellen verwendet; Microsoft kann sie nach diesen Bedingungen zur Erkennung von Missbrauch befristet speichern.

7. Auftragsverarbeitung und Unterauftragnehmer

Wir setzen folgende Dienstleister ein. Soweit sie personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage von Verträgen gemäß Art. 28 DSGVO:

DienstleisterZweckStandort
Blaschke IT Solutions GmbHHosting, Datenbank, InfrastrukturDeutschland (EU)
Microsoft (Azure OpenAI)KI-Sprachmodell für Chatbot-AntwortenEU (Sweden Central)
Mollie B.V.ZahlungsabwicklungNiederlande (EU)
easybill GmbHRechnungserstellungDeutschland (EU)
Betreiber des SMTP-Servers der PlattformE-Mail-VersandAuf Anfrage
GitHub Inc. (Microsoft)Bearbeitung von Feedback und Fehlermeldungen aus dem DashboardUSA (siehe Abschnitt 8)

8. Datenübermittlung in Drittstaaten

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten (außerhalb des EWR) erfolgt ausschließlich in folgenden Fällen:

  • Shopify (Kanada/USA): Nur bei einer vom Mandanten aktivierten Shopify-Anbindung. Abgerufen werden Produktdaten; bei aktivierter Bestellabfrage werden zusätzlich Bestellnummer und E-Mail-Adresse des anfragenden Besuchers an den Shop des Mandanten übermittelt. Shopify ist Dienstleister des Mandanten.
  • GitHub (USA): Feedback und Fehlermeldungen, die Nutzer von Mandantenkonten im Dashboard absenden, werden mit Titel, Beschreibung, Name des Mandanten und den E-Mail-Adressen von Mandant und absendender Person als Ticket bei GitHub gespeichert.

Die KI-gestützte Chatbot-Funktionalität wird ausschließlich über Microsoft Azure OpenAI in einem Rechenzentrum in der EU (derzeit Sweden Central) betrieben. Es findet hierbei keine Datenübermittlung in Drittstaaten statt.

Alle primären Daten (Datenbank, Dateien, Benutzerdaten) verbleiben auf Servern in Deutschland.

9. Speicherdauer und Aufbewahrungsfristen

DatenartSpeicherdauerAutomatische Löschung
Chat-Nachrichten und -Sitzungen30 Tage nach der letzten Aktivität (Standard; vom Mandanten zwischen 1 und 365 Tagen einstellbar), auch nach Deaktivierung des Mandantenkontos; Sitzungen ohne Nachricht nach 24 StundenJa (täglicher Cron-Job)
Gesprächsverlauf im Browser des Besuchers (localStorage)Bis zur Löschung im Widget, bis die Sitzung auf dem Server nicht mehr besteht, oder bis zur Löschung im Browser (siehe Abschnitt 4b)Ja, beim nächsten Aufruf des Widgets nach Ablauf der Sitzung
Kontakt-/Rückrufanfragen30 Tage nach Eingang (frühere Löschung durch den Mandanten im Dashboard möglich)Ja (täglicher Cron-Job)
Bewerbungen und Dateien180 Tage nach EingangJa (täglicher Cron-Job)
Webhook-Protokolle (übermittelte Formulardaten)30 TageJa (täglicher Cron-Job)
Benutzerkonten (Mandanten)Bis zur KontolöschungManuell (Self-Service im Dashboard)
Rechnungen und Zahlungsdaten10 Jahre (gesetzliche Pflicht)Nein (§ 257 HGB, § 147 AO)
Fehlerprotokolle30 TageJa (täglicher Cron-Job)
Audit-Protokolle24 MonateJa (täglicher Cron-Job)
Server-Logs30 TageJa

Soweit keine speziellere Speicherdauer angegeben ist, werden personenbezogene Daten gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung oder die rechtliche Grundlage entfällt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere handels- und steuerrechtliche Fristen) bleiben unberührt.

10. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten setzen wir unter anderem folgende Maßnahmen ein:

  • Verschlüsselung in Transit: TLS/HTTPS für sämtliche Verbindungen, HSTS mit Preload
  • Verschlüsselung at Rest: AES-256-GCM mit PBKDF2-Schlüsselableitung für Inhalte von Chat-Nachrichten, den Nachrichtentext von Formularanfragen, API-Schlüssel und 2FA-Geheimnisse; der Schlüssel wird auf dem Server verwaltet
  • Passwortsicherheit: bcrypt-Hashing, optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP)
  • IP-Pseudonymisierung: IP-Adressen von Websitebesuchern und Anmeldeversuchen werden nur als Hash mit geheimem Schlüssel gespeichert
  • Zugriffsschutz: Rollenbasierte Zugriffskontrolle, strikte Mandantentrennung (Multi-Tenancy-Isolation), Einsicht des AWEOS-Supports in Gesprächsinhalte nur mit Freigabe des Mandanten (siehe Abschnitt 12)
  • Rate Limiting: Brute-Force-Schutz für Login-Versuche, automatische IP-Sperre
  • Security Headers: Content Security Policy (CSP), X-Frame-Options, X-Content-Type-Options
  • Input-Validierung: Sanitisierung aller Eingaben, XSS- und Prompt-Injection-Erkennung
  • Audit-Trail: Protokollierung sicherheitsrelevanter Aktionen, unter anderem Anmeldungen, Support-Freigaben, Einsicht in Gesprächsverläufe und Datenexporte durch Administratoren
  • Datensparsamkeit in Logs: Personenbezogene Kontextdaten (etwa E-Mail, IP-Adresse, Name) werden vor dem Speichern aus Fehlerprotokollen entfernt

11. Webhooks und Datenweiterleitung

Mandanten können Webhooks konfigurieren, über die Kontakt-, Rückruf- und Bewerbungsanfragen an externe Systeme (z. B. CRM) weitergeleitet werden. Die übermittelten Daten enthalten personenbezogene Daten der Websitebesucher (etwa Name, E-Mail-Adresse, Nachricht). Jede Übermittlung wird mit den übermittelten Daten protokolliert; das Protokoll wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Die Verantwortung für die datenschutzkonforme Verarbeitung beim Empfänger liegt beim Mandanten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber dem Mandanten).

12. Support-Zugang

Mitarbeitende der AWEOS GmbH können Gesprächsverläufe, Kontakt- und Bewerbungsanfragen eines Mandanten in der Anwendung nur einsehen, wenn der Mandant dafür eine Support-Freigabe erteilt hat. Das gilt auch für die Anmeldung des Supports im Kundenkonto.

Der Mandant erteilt die Freigabe im Dashboard für 24 Stunden, 7 Tage, 30 Tage oder bis zum Widerruf und kann sie jederzeit widerrufen. Befristete Freigaben enden automatisch. AWEOS kann eine Freigabe per E-Mail an die beim Mandanten hinterlegten Adressen anfragen; der Link in dieser E-Mail ist 24 Stunden gültig, nur einmal nutzbar und erteilt eine befristete Freigabe.

Anfrage, Erteilung und Widerruf einer Freigabe sowie jede Einsicht in einen Gesprächsverlauf werden protokolliert. Ein Datenexport durch AWEOS-Administratoren in der Anwendung (JSON-Export und Datenbank-Abzug) enthält Gesprächsinhalte sowie Inhalte und Kontaktdaten aus Kontakt- und Bewerbungsanfragen nur für Mandanten mit aktiver Freigabe; für alle anderen Mandanten sind diese Daten ersetzt oder nur verschlüsselt enthalten. Jeder Export wird protokolliert.

Unabhängig davon haben die mit dem Betrieb betrauten Administratoren technischen Zugriff auf Server und Datensicherungen, soweit das für Betrieb, Wartung und Datensicherung erforderlich ist.

13. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Der KI-Chatbot generiert Antworten auf Basis der Gesprächshistorie, trifft jedoch keine rechtlich verbindlichen Entscheidungen über Personen.

Die Antworten des Chatbots werden automatisch erzeugt und können fehlerhaft oder unvollständig sein.

14. Keine Verarbeitung von Berufsgeheimnissen und besonderen Kategorien personenbezogener Daten

Die MERRO-Plattform ist nicht für den Einsatz durch Berufsgeheimnisträger im Sinne des § 203 StGB bestimmt (etwa Arzt- und Therapiepraxen, Rechtsanwälte, Steuerberater) und nicht für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO (etwa Gesundheitsdaten).

Bitte teilen Sie über den Chatbot keine solchen Daten mit.

15. Verantwortung der Mandanten

AWEOS GmbH stellt die technische Plattform bereit und verarbeitet die Daten der Websitebesucher ausschließlich im Auftrag des Mandanten.

Mandanten sind verpflichtet, ihre Endnutzer vor Nutzung des Chatbots über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu informieren und, sofern erforderlich, eine Einwilligung einzuholen.

AWEOS GmbH übernimmt keine Verantwortung für die inhaltliche Nutzung des Chatbots durch Mandanten oder deren Endnutzer.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf dieser Seite abrufbar. Es gilt die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs veröffentlichte Version.